MẪU FILE QUẢN LÝ VĂN PHÒNG PHẨM BẰNG EXCEL (MIỄN PHÍ) MỚI NHẤT 2026

1. Vấn Đề Thường Gặp Khi Quản Lý VPP Bằng File Excel Cũ

• Không phân biệt được Công cụ dụng cụ (CCDC) và Vật tư tiêu hao (VTTH): Dẫn đến việc cấp mới CCDC (khay tài liệu, kéo, dập ghim...) cho cả nhân sự cũ, gây lãng phí ngân sách mua sắm.
• Không tách biệt Nhân sự Cũ & Mới: Khi công ty tuyển thêm người, Kế toán lại phải tính toán lại từ đầu thay vì chỉ cần nhập số lượng nhân sự mới phát sinh.
• Thiếu cơ chế khoán định mức: Không kiểm soát được phòng ban nào đang sử dụng vượt hạn mức tiêu dùng hàng tháng.

2. Điểm Nổi Bật Của Mẫu File Excel Quản Lý VPP Tiến Tiến 2026

A. Cấu trúc Tách biệt 2 Cột (Số Lượng Cũ vs Số Lượng Mới)

• Cột 1 - Số lượng CŨ: Dành cho tổng nhân sự/phòng ban hiện tại. Công thức chỉ tính chi phí Vật tư tiêu hao (VTTH) hàng tháng.
• Cột 2 - Số lượng MỚI: Dành cho nhân sự mới tuyển hoặc phòng ban mới mở. Công thức tự động cộng chi phí CCDC Cấp 1 lần + VTTH Hàng tháng.

B. Phân loại Định mức Combo Theo Vị Trí Vận Hành

• Combo Khối Văn phòng / Sales / Mua hàng: Bút bi, sổ tay, khay tài liệu, kẹp bướm... ( có thể gộp với nhân sự bên dưới hoặc tách ra theo yêu cầu thực tế)
• Combo Khối Kế toán / HR / Legal: File còng, giấy in A4, dập ghim đại, đục lỗ... ( có thể gộp với nhân sự bên trên hoặc tách ra theo yêu cầu thực tế)
• Combo Cán bộ Quản lý / Lãnh đạo: Bút ký cao cấp, sổ da, khay hồ sơ 3 tầng...
• Gói Dùng Chung Phòng Ban: Giấy in trung tâm, mực in, trà/cà phê, vật dụng vệ sinh...

C. Tự Động Xuất Báo Cáo Ngân Sách Dự Trù

1. Tổng Chi phí CCDC Tháng Đầu (Lần đầu): Chỉ tính cho nhân sự/phòng ban mới.
2. Tổng Chi phí VTTH Duy trì (Hàng tháng): Tính cho toàn bộ công ty (Cũ + Mới).
3. Tổng Ngân sách Dự trù Tháng 1: CCDC Mới + VTTH Cả công ty

3. Hướng Dẫn 3 Bước Sử Dụng File Excel Đơn Giản

1. Bước 1 (Sheet Nhập Liệu): Nhập số lượng nhân sự Cũ và nhân sự Mới, Phòng ban Cũ & Mới vào các ô màu xanh.
2. Bước 2 (Sheet Báo Giá): Điều chỉnh lại đơn giá chi tiết của từng món VPP nếu có sự thay đổi từ nhà cung cấp. ( Báo giá theo định mức của từng vị trí nhân sự , có thể điều chỉnh theo thực tế sử dụng)
3. Bước 3 (Sheet Tổng Hợp): Xem báo cáo chi phí tự động nhảy số, copy dữ liệu đưa vào đề xuất duyệt chi.

4. Tải Miễn Phí File Excel Quản Lý VPP Mới Nhất 2026